Immer wieder werde ich gebeten, jemandem bei "normalen" Tätigkeiten am Computer zu helfen.

Ein häufiges Thema ist der Umgang mit Mails unter Outlook. Hier also solche Anleitungen, die ich bisher als Mails weitergeben habe:

Wie man Outlook findet:

Symbol auf Desktop (oder unter "Start" [links unten], "Programme"): Outlook (Doppelklick) (Es kann auf Deinem Computer auch "Outlook Express installiert sein. Die Vorgehensweise ist ähnlich.)

Das Outlook-Symbol kann auch auf der Task-Leiste (am unteren Bildschirmrand, eventuell als Pup-Up) stehen. In den neueren Fassungen sucht man unter "Start". Wenn es da nicht sofort ist, unter "AlleProgramme" suchen.

(Den Fundort kann man übrigens mit dem Explorer selbst anlegen, denn diese Ordner sind nur Link-Sammlungen, können also beliebig umgeordnet werden.)

Post ansehen:

Es sollte sich normalerweise der "Posteingang" zuerst öffnen.

Wenn da keine neuen Mails sind, "Senden/Empfangen" anklicken (Zweite Menüleiste, Mitte)

Die blau unterlegte ist die, die rechts geöffnet ist

Löschen mit dem Kreuz: X

Im Ordner "Gelöschte Objekte" (ganz linke Rubrik, alle E-Mail-Ordner) bleibt die Nachricht jedoch liegen. Erst wenn sie dort gelöscht wird, ist sie endgültig weg!

Wenn man viele ungewünschte Mails (=Spam) bekommt, lohnt es sich, das Löschen zu automatisieren (s.u.)

E-Mail schreiben

(Outlook ist geöffnet)

"Neu" anklicken (links oben)

Ein neues Fenster öffnet sich.

Im Feld "An" im weißen Feld die E-Mail-Adresse eingeben (sieht immer so aus: xxxx@xxxxx.xx)

oder auf das Symbol "An" klicken und aus der Liste die Adresse auswählen (blau unterlegt) Durch Anklicken von "An ->" wird die blaue Adresse dorthin übernommen, ein Doppelklick auf die blaue Adresse bewirkt das gleiche.

(Das Feld "CC ->" bedeutet, die E-Mail wird auch an diesen Empfänger geschickt, sozusagen "Nachrichtlich an.." [= carbon copy, dt: Kohleblatt-Kopie],

Das Feld "Bcc ->" bedeutet, dieser Empfänger wird nur benachrichtigt, dass eine E-Mail von Dir an den obigen Adressaten geschickt wurde. Also meist unwichtig. )

Im Feld "Betreff" sollte man unbedingt etwas eingeben. Das ist zum einen eine Frage der Höflichkeit: Ich teile dem Empfänger in Stichworten mit, worum es geht. Wenn er die Mails sammelt, kann er sie so leichter einordnen, zum anderen werfefn viele Empfänger (oder auch Spam-Filter) alle Mails ohne "Betreff" gleich in den Papierkorb!

In dem großen weißen Feld schreibt man dann die Nachricht wie einen Brief. Es sollte dort auch eine Anrede geben und eine Unterschrift in Form Deines Namens.

Zum Schluß ins Feld "Senden" klicken.

Neue E-Mail-Adresse anlegen:

Du findest in der vierten Zeile im Kopf einer Mail oder auch in der zweiten Zeile von Outlook ein Symbol, was ein aufgeschlagenes Buch darstellt. Wenn Du mit dem Cursor (=dem bilder/pfeil) drüber fährst und ein wenig ohne zu klicken darauf stehen bleibst, erscheint ein kleines gelbes Feld mit „Adressbuch“ Jetzt klickst Du das Symbol (= englisch: Ikon, dt: Ikone) an. Es erscheint eine Liste der schon vorhandenen Namen.

Dort gehst Du im Kopf des Fensters (braungrau) auf „Neu“, und Du kannst einen neuen Kontakt eingeben. Wirklich ausfüllen musst Du den Namen und die Email-Adresse. Alles andere ist „Optional“ (=kannst Du, kannst es auch lassen)

Ich hoffe, Du kommst nicht über Outlook, dort „Extras“ zum Feld „E-Mail-Konten“. Das ist was ganz anderes und ist für Dich schon eingerichtet (Sonst würde Outlook gar keine Mails empfangen). Da brauchst Du erst mal nichts zu tun!

Outlook: E-Mails automatisch sortieren:

In Outlook unter „Extras“ den „Regelassistent“ aufrufen:

Wenn Du in Deinem Posteingangsordner bist, wählt das Programm automatisch diesen als den Ordner, auf den die neue Regel anzuwenden ist. Andernfalls musst Du das später ändern.

Wenn Du „Neu...“ anklickst erscheint ein neues Fenster. Dort wählst Du

„Nachricht abhängig vom Inhalt verschieben“, dann unten als Zielordner (Auf das markierte Wort klicken) „Gelöschte Objekte“ (Liste wird dir angeboten, mit "ok" bestätigen).

Dann klickst Du den markierten Satzteil "mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text" an. Es erscheint ein neues Fenster, in dem Du jetzt in der ersten Zeile z. B. „BKA“ eintragen kannst. Anschließend auf „hinzufügen“ drücken. Das Wort erscheint jetzt in der Liste der „Suchliste“. Du kannst auf OK drücken, oder noch weitere Begriffe eingeben. (Kannst Du auch später wiederholen)

Achte darauf, dass Du nicht zu kurze Wörter eingibst, sie könnten auch in gewünschten Mails erscheinen. Aber typische englische Wörter gehört da bestimmt hinein.

In Zukunft wird jede Mail, die irgendwie die Buchstabengruppe „bka“ enthält, automatisch in den Ordner „gelöschte Objekte“  verschoben. Ab und zu solltest Du den dann auch löschen (eventuell zuvor überprüfen, ob sich auch erwünschtes in den Mist eingeschlichen hat). Du könntest aber stattdessen auch das Wort „Ermittlungsverfahren“ wie oben eingeben.

Wichtig ist: Es wird nach den Wörtern der Liste sowohl im Betreff als auch im Text gesucht.

Noch ein Trick: In manchen Situationen lohnt es sich, vor oder hinter der Buchstabengruppe ein Leerzeichen einzusetzen: Ist ein Leerzeichen vor dem Wort, so wird die Nachricht nur entfernt, wenn das Wort mindestens als zweites erscheint, ist das Leerzeichen hinter der Buchstabengruppe, so muss dem Wort ein weiteres folgen. Das ist bei Abkürzungen sinnvoll, die aber innerhalb von normalen Wörtern vorkommen.

Es gibt einen großen Nachteil, den Microsoft noch immer nicht geändert hat: die "Suchbegriffe werden nicht automatisch sortiert! Damit verliert man nach einiger Zeit den Überblick über die Suchbegriffsliste. Aber damit muss man wohl leben!

Was man noch so alles aufräumen kann:

Bekommst Du z.B. erwünschte Newsletters, und willst Du die erst mal in einen anderen Outlookordner verschieben, kannst Du das noch dem oben gesagten genauso automatisieren: Du mußt allerdings dann nach "Extras", "Regelassistent" und "Neu..." "Neue Nachrichten bestimmter Personen verschieben" wählen. Wenn Du "die von einer Person/Verteilerliste kommt" anklickst, erscheint ein neues Fenster, in dem Du aus Deinem Adressbuch kopieren kannst.

Gegebenenfalls solltest Du einen Speziellen Ordner in Deinem Adressbuch anlegen, wo Du solche Newsletter-Absender findest. Leider haben selbst ganz seriöse Unternehmen die Unsitte, immer wieder neue "Sonder"-EMail-Adressen zu erfinden, um Dich über ihre Produkte zu informieren. Auch die sollte man in die Liste eingeben.

Info-Schnipsel:

Die Adresse aus einer Mail herauszufinden, ist nicht immer ganz einfach:

meist steht sie ja offen im Kopf der EMail unter "Von". Aber oft steht da nur ein Name und keine Mail-Adresse.

Immer zum Ziel kommst Du, wenn Du den Newsletter einfach mal "weiterleitest" (du kannst den Vorgang ja abbrechen!): die ursprüngliche E-Mail wird normalerweise angehängt, im Kopf findest Du unter "ursprüngliche Nachricht" "Von:" die EMail-Adesse des Absenders.

Neuen Ordner im Adressbuch anlegen:

In Ansicht, Ordnerleiste aufrufen. (Die Leiste erscheint als neue Spalte nach der Outlook-Leiste und den Nachrichten.)

Dort Kontakte anklicken,

Links oben Datei, Neu, Ordner anklicken.

Dem Ordner einen Namen geben.

Wenn gewünscht, den neue Ordner in die Outlook-Auswahl übernehmen: Mit rechter Maustaste auf den Ordner klicken (=markieren) und im aufspringenden Fenster zur Outlook-Leiste hinzufügen anklicken.

Neue Spalte mit "X" schließen.

Eine neue Gruppe im Outlook-Ordner hinzufügen:

mit rechter Maustaste auf (in der linken Spalte von Outlook) "Outlook-Verknüpfungen" klicken.

"Neue Gruppe hinzufügen" wählen.

Ganz unten erscheint ein neues Feld "Neue Gruppe" (Wenn sie blau ist, kannst Du gleich dort einen neuen Namen eingaben.)

"Neue Gruppe" umbenennen: mit rechter Maustaste draufklicken, "Gruppe umbenennen" wählen.

Mit Enter (= Eingabetaste) bestätigen.

Seite erstellt von Bernhard Rawer